U bent hier Acteurs / Nieuws / Het ontslaggesprek; hoe pakt u dat aan?
Zondag, 30 oktober 2011
Het ontslaggesprek; hoe pakt u dat aan?
Bij veel bedrijven in Nederland vallen de laatste jaren ontslagen. Dit brengt voor u als leidinggevende lastige situaties met zich mee. Want hoe vertelt u een medewerker dat hij zijn baan kwijt is? En hoe gaat u om met de emoties van achterblijvers en die van uzelf?
Voorbereidende tips
Er zijn tal van manieren voor het voeren van een ontslaggesprek. Een goede voorbereiding is hierin van groot belang. Daarom eerst wat algemene tips:
1. Overleg met uw collega’s!
Het slechte nieuws gaat binnen een week – en vaak nog veel sneller – het hele bedrijf rond. De ‘achterblijvers’ zullen verschillende emoties hebben bij het ontslag van hun collega. Ze zullen wellicht zelf gaan vrezen voor hun baan of verdriet en onbegrip hebben voor het vertrek van hun collega. Het is daarom belangrijk dat u uw collega-leidinggevenden van het ontslag van uw medewerker op de hoogte stelt. Zij zullen voor hun medewerkers moeten klaarstaan als deze met vragen komen.
2. Plan een bijeenkomst in voor de achterblijvers uit uw eigen team.
Nadat u het ontslaggesprek met de betrokkene gevoerd hebt, kan het verstandig zijn alle medewerkers van uw team of afleiding bij elkaar te roepen. Zo stelt u iedereen in de gelegenheid tot het stellen van vragen en voorkomt u dat er vervelende of onware verhalen de ronde gaan doen.
3. Geef gehoor aan uw eigen gevoelens.
Het ontslaggesprek is niet alleen voor uw medewerker erg vervelend, het roept ook bij u veel emoties op. Bespreek daarom uw gevoelens met een vertrouwenspersoon als u daar behoefte aan hebt.
Het gesprek zelf: hoe pakt u dat aan?
Het voeren van een ontslaggesprek bestaat kortweg uit drie fases: de voorzorg, het gesprek zelf en de nazorg. Hieronder wordt per fase uitgelegd hoe deze het beste kunt invullen.
Fase 1: Voorzorg
De voorzorgfase begint eigenlijk al voordat u weet dat u een medewerker moet ontslaan. Toon vanaf het eerste moment dat een medewerker aan de slag gaat in uw bedrijf, interesse en betrokkenheid. Geef het niet alleen aan als dingen slecht verlopen, maar toon ook waardering en deel af en toe complimentjes uit. Een betrokken en oprecht geïnteresseerde leidinggevende heeft het namelijk makkelijker in een ontslaggesprek dan een manager die zich nooit in zijn medewerkers heeft geïnteresseerd.
Natuurlijk bestaat de voorzorgfase daarnaast voornamelijk uit de korte periode voorafgaand aan het ontslaggesprek. Zorg dat u op de hoogte bent van de ontslagprocedures. Het is immers in de lijn der verwachting dat uw ontslagen medewerker met vragen komt. Neem daarom ook veel tijd om u voor te bereiden op het gesprek. Plan ook voldoende tijd in voor het gesprek zelf, zodat u zich niet gehaast voelt voor een volgende afspraak. Het geeft ook uw medewerker voldoende tijd en ruimte om het ontslag te verwerken en om vragen te stellen. Kies een neutrale ruimte waarin de medewerker zich op zijn gemak voelt; kies bij voorkeur een warme overlegruimte, zowel in temperatuur als in kleur en sfeer. De boodschap komt de medewerker immers al koud genoeg op zijn dak.
Fase 2: Het ontslaggesprek
Uw medewerker staat op het punt heel slecht nieuws te horen. Hij zal vooraf waarschijnlijk aanvoelen dat er iets niet helemaal pluis is. Draai daarom tijdens het gesprek niet om de hete brei heen, maar zeg waar het op staat. Zorg wel voor een korte inleiding, maar kom daarna to the point.
Laat de boodschap even ‘landen’ en probeer de emoties van uw medewerker te achterhalen. Is hij boos? Geschrokken? Verdrietig? Of zag hij het wellicht al aankomen en valt de klap mee? Reageer op de juiste wijze op deze emoties. Bespreek de vervolgprocedure en stel uw medewerker in de gelegenheid tot het stellen van vragen.
Overigens is het goed om begrip te tonen, maar verval niet in excuses (“Ik vind het ook heel vervelend, ik heb dit ook maar opgedragen gekregen”, etc.). Laat het praten in eerste instantie over aan uw medewerker en geef zo goed mogelijk antwoord op zijn vragen. Probeer uw eigen emoties niet teveel te tonen, maar houd het zakelijk.
Fase 3: Nazorg
Nu de medewerker het slechte nieuws heeft gehoord, begint de nazorgfase. Belangrijk hierbij is het inplannen van vervolgafspraken met uw medewerker, bij voorkeur wekelijks. Het nieuws verspreidt zich namelijk snel over de werkvloer en uw zojuist ontslagen medewerker raakt gedurende de rest van zijn arbeidstijd mogelijk in een isolement. Hij krijgt weinig e-mail, kan geen nieuwe projecten oppakken en sommige collega’s ontwijken hem uit ongemak. Blijf daarom betrokken en schenk tijd en aandacht aan de emoties van uw medewerker. Houd ook de achterblijvers op de hoogte van de stand van zaken, zodat er voor iedereen duidelijkheid is.
Tot slot: gun uw medewerker een waardig afscheid van de organisatie en organiseer indien gewenst een afscheidsborrel voor hem. U kunt het ontslag niet mooier maken dan het is, maar u kunt het wel verzachten. Gebruik daarvoor uw positie als leidinggevende!
Meer weten?
Moet u binnenkort ook als leidinggevende een slechtnieuwsgesprek voeren met uw medewerkers? Wellicht kan een training u hierin helpen. Kijk eens bij de volgende open trainingen: