In vijf stappen naar een betere conflicthantering

.
Onenigheid met collega’s is nooit leuk en als er niet goed mee omgegaan wordt, kan het resulteren in een contraproductief en zelfs schadelijk conflict. Maar: met een beetje voorbereiding kunt u escalatie voorkomen en een oplossing vinden waarin iedereen zich kan vinden. Amy Gallo legt op Harvard Business Review uit hoe u dat doet.

1. Bereid u voor

Weten wat uw eigen positie is en begrip hebben voor uw collega’s is de eerste stap in effectieve conflictbeheersing. Zorg dat u – voor u uw collega aanspreekt – weet wat uw onderliggende intenties zijn. Er zijn drie soorten meningsverschillen tussen collega’s:

• Substantieve meningsverschillen: u verschilt van mening over de functieinhoud of de taak die voor u ligt. 
• Relationele verschillen: de onenigheid is terug te voeren op de persoonlijke relatie die u met uw collega hebt. 
• Perceptuele meningsverschillen: u en uw college zien het probleem totaal verschillend.

Weten in welke categorie uw meningsverschil valt, schept al veel duidelijkheid. Check bij uw collega of hij of zij het met u eens is over de aard van het verschil. In welke categorie het ook valt, word nooit emotioneel maar blijf objectief. Zorg verder dat u de tijd hebt om samen tot een oplossing te komen. Probeer het conflict niet op te lossen via de e-mail, dit leidt alleen maar tot misverstanden.

2. Probeer een gemeenschappelijk kader te vinden

Om een moeilijk gesprek op de juiste manier te beginnen, is het belangrijk eerst te weten waar u het beide over eens bent. Dit kan een gezamenlijk doel zijn of een bepaalde manier van werken die u beide wilt handhaven. Gebruik dit als uitgangspunt (bijvoorbeeld: ‘we willen beide een plan ontwikkelen waardoor ons bedrijf kan groeien’, of ‘we willen beide een doordacht besluit nemen’). Verzeker u ervan dat dit gemeenschappelijke kader iets is dat uw collega oprecht aan het hart gaat en niet iets waarvan u denkt dat hij er zo over moet denken. Benadruk ook even dat uw werkrelatie belangrijk voor u is. Zo maakt u duidelijk dat uw kritiek niet persoonlijk is.

3. Luister naar uw collega

Al denkt u nog zo goed te weten waar uw collega staat, luister goed naar zijn of haar verhaal. Stel vragen als iets u niet helemaal duidelijk is en bepaal of uw onenigheid het gevolg is van verschillende interesses of van verschillende percepties. Vul dus niet in wat uw collega volgens u denkt, maar luister actief en neem de woorden goed in u op. Blijf openstaan voor nieuwe invalshoeken want misschien weet uw collega iets dat u niet weet of ontdekt u nu waarom uw collega doet wat hij of zij doet. Heeft u de kant van uw collega gehoord, vertel dan uw eigen verhaal. Schiet niet in de verdediging maar leg uit hoe u tot uw standpunt gekomen bent. Is hij of zij het niet met u eens, luister dan naar de verwijten en probeer die te weerleggen.

4. Stel een oplossing voor

Als alle informatie op tafel ligt, stel dan een oplossing voor. Wees bereid af te stappen van uw eerder bedachte oplossing, maar betrek hier ook de nieuwe informatie bij. Misschien is er een hele nieuwe benadering mogelijk nu u beide kanten van het verhaal kent of kunt u samen een geheel nieuwe oplossing bedenken. Ga net zo lang door tot u beide met de uitkomst kunt leven.

5. Als het toch misgaat…

Zelfs als beide partijen de beste bedoelingen hebben, kunnen conflicten wel eens uit de hand lopen. Vaak wordt het een ware strijd als het persoonlijk wordt. merkt u dat de discussie een verhitte ondertoon krijgt, breng het gesprek dan terug op uw gezamenlijke interesses of doelstellingen. Richt u op de toekomst. u kunt niet veranderen wat er al gebeurd is, maar wel besluiten het in het vervolg anders te doen. Zet uw collega zijn hakken in het zand of wordt hij agressief, dan kunt u het best even een pauze nemen. door even afstand te nemen, ziet u de zaak vaak weer vanuit een ander perspectief. U kunt ook het proces zelf veranderen: stap naar het whiteboard, ga brainstormen of ga samen eten. Zo’n verandering kan al voldoende zijn om de situatie ten goede te keren. Lukt ook dit niet, trek u dan terug en ga op zoek naar een mediator.

Training Conflicthanteren bij de Boertiengroep

Wilt u na het lezen van deze vijf tips meer weten over conflicthantering in uw persoonlijke (werk-)situatie? Of wilt u uw vaardigheden in conflicthantering op een meer constructieve manier kunnen aanpakken? Kijk dan bij de training Conflicthantering van de Boertiengroep.

Bron: www.managersonline.nl en Harvard Business Review